Esigenze

Acquedotto Pugliese S.p.A., utility della Regione Puglia, è un centro di eccellenza per la gestione delle reti idriche e fognarie che serve 4 milioni di utenti nella regione. Con 2.000 dipendenti, 21.000 km di reti idriche, 10.000 km di reti fognarie e 184 depuratori, presenta una gestione aziendale complessa che è stata oggetto, negli ultimi anni, di significativi interventi di innovazione per migliorare i processi e ridurre gli sprechi. Nel 2008 la società ha deciso di avvalersi di una piattaforma software per la gestione dell’Albo Fornitori e delle Gare Telematiche con la quale è arrivava a gestire oltre 1.000 gare per un aggiudicato totale superiore ai 400 milioni di euro. Dopo alcuni anni di utilizzo ha deciso di dotarsi di una nuovo portale acquisti personalizzato, con funzionalità che rispondano a pieno a quelle che sono le esigenze dell’ufficio acquisti per lo svolgimento delle attività di e-Procurement.

Soluzione

Dopo una prima fase di approfondita analisi dei processi di acquisto di Acquedotto Pugliese, è stato messo a punto un portale web con funzionalità che supportano i buyer nella gestione di tutte le tipologie di acquisti, con gare negoziate e aperte, sopra e sotto la soglia comunitaria. Grazie ad automatismi, alert e workflow approvativi si è mirato allo snellimento degli iter garantendo sempre il rispetto del Codice degli Appalti, al quale AQP è soggetto con le deroghe previste per i settori speciali, appartenendo al settore delle Utility.

L’adozione della soluzione ha permesso di ottenere dei benefici concreti quali:

• la standardizzazione e lo snellimento delle procedure (nel rispetto della normativa) 
• la trasparenza delle procedure di acquisto 
• una maggiore velocità di composizione ed espletamento delle gare 
• minori costi di gestione, ad esempio la pubblicazione delle procedure negoziate sul portale, in presenza di un sistema di qualificazione, esime dall’obbligo di pubblicazione sui giornali 
• una drastica riduzione delle contestazioni e dei contenziosi di gara una maggiore concorrenza tra i fornitori che porta, anche a parità di offerta, 
• una maggiore qualità della fornitura favorita e stimolata dalle gare telematiche.

Un ruolo importante è stato svolto, soprattutto nella fase iniziale, dal servizio di Help Desk erogato a supporto del sistema di eSourcing. Il servizio ha contribuito al superamento della diffidenza iniziale, spesso presente nei progetti di Business Process Re-engineering, legata all’adozione di uno strumento che richiede agli operatori un cambiamento del modo di operare. Inoltre il call center è il punto di riferimento per i fornitori che hanno bisogno di assistenza nell’utilizzo del portale per l’iscrizione all’Albo Fornitori e la partecipazione alle gare.